Hilfe-Center

Im Verwaltungsbereich findest du rechts oben neben deiner E-Mail-Adresse ein Suchfeld. Hier kannst du nach Galerien, Bildnamen, einer Rechnungsnummer, einem QR-Code (wenn du Schul- und Kitafotografie betreibst) oder einer E-Mail-Adresse suchen und wirst bei einem Suchergebnis direkt zur passenden Stelle in der Shopverwaltung geleitet. Solltest du bei Schul- und Kitaprojekten die Online-Anmeldungen nutzen oder den jeweiligen Galerien selbst Namen geben, kannst du so auch unkompliziert die Bilder zu einzelnen Kindern finden.

mehrere Shops

Grundsätzlich kannst du mit einem Pictrs-Account mehrere Shops anlegen und verwalten.

Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn du verschiedene Zielgruppen bedienst. Nutze beispielsweise einen Shop für deine Hochzeitsfotografie und einen anderen für Schul- und Kitafotografie, wenn du in beiden Segmenten aktiv bist.

Es empfiehlt sich auch, für temporäre Aufträge schnell und einfach einen neuen, separaten Shop einzurichten. So kannst du den Shop individuell für den Auftraggeber gestalten und eigene Rabattaktionen nur für diesen Kunden nutzen. Nach Ablauf einer bestimmten Zeit können die temporären Shops dann einfach wieder gelöscht werden.

Neuen Shop anlegen

Du kannst deinem Account jederzeit einen weiteren Shop hinzufügen:

zu Shops / Tarife gehen
Neuen Shop hinzufügen
Shopname und Tarif bestimmen
Shop erstellen

Meine Daten

Angaben aus Meine Daten werden im Shop-Impressum angezeigt. Die Angaben zum Impressum können aber unter Einstellungen > Kontakt & Rechtliches im Bereich "Freitext für Impressum" jederzeit ergänzt werden. Die Angaben der Daten unter "Meine Daten" sind notwendig, um den Shop zu aktivieren. Du bist selbst für die Korrektheit der Daten verantwortlich. Für falsche Daten übernimmt Pictrs keine Haftung.

Bankdaten verwalten

Deine Bankdaten änderst du wie folgt:

Account > meine Daten
Kontodaten
Neue Bankverbindung anlegen
Daten eingeben
Speichern
wenn gewünscht: alte Bankverbindung löschen

Zugangsdaten ändern

Dein Passwort und deine E-Mail-Adresse, mit der du dich bei Pictrs registriert hast, kannst du im Bereich "Account", Tab Zugangsdaten selbst ändern.
Hierzu benötigst du lediglich die aktuelle E-Mail-Adresse sowie das aktuelle Passwort, um eine Änderung selbstständig vorzunehmen.
Bitte beachte: Pictrs kann dein Passwort nicht einsehen und wird dich auch nicht danach fragen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung / Passkeys

Wir empfehlen für den Schutz deines Kontos die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (auch 2-Faktor-Authentifizierung oder 2FA genannt). Diese kannst du hier in deinem Account aktivieren.

Überblick über meine Verkäufe

Unter Meine Verkäufe kannst du alle Bestellungen in deinem Shop einsehen. Bestelldatum, Namen, Rechnungsnummer, Umsatz, Verdienst, Bezahl- und Sendungsstatus aller Bestellungen werden dir hier auf einen Blick angezeigt. In der Übersicht siehst du auch, aus welcher Galerie Fotos bestellt worden sind. Weitere Informationen, wie beispielsweise Kontaktdaten des Käufers, erhältst du in den Details einer Bestellung, die du hier ebenfalls einsehen kannst.

Du kannst hier deine Verkäufe filtern nach ...

Rechnungsnummern
Zeitraum der Bestellungen
Shop (falls mehrere)
Nachname des Käufers/der Käuferin
Käufer-E-Mail
Typ der Bestellung: Download, Print, Custom Article (Was ist das?)
Status: alle, bezahlt, unbezahlt
Galerien: eine oder mehrere Galerien oder nur Umsätze aus dem Bereich "Schulen und Kitas"

Zu den einzelnen Bestellungen kannst du Details einsehen, zum Beispiel welche Bilder bestellt worden sind.
Der Status (Produktion, Versand, Zahlungseingang und gegebenenfalls Forderungsmanagement) wird ebenfalls visualisiert und ist in Echtzeit verfügbar. Bei Sonderfällen kannst du interne Notizen an einzelnen Bestellungen hinterlassen, die nur für dich sichtbar sind.

Rechnungen exportieren

In deinem Account unter "Meine Verkäufe" hast du die Möglichkeit, alle Rechnungen für den oben gewählten Zeitraum zu exportieren. Es handelt sich dabei um die Rechnungen, die wir in deinem Namen für die Käufer*innen in deinem Shop erstellen und nach der Bestellung an deine Kund*innen per E-Mail versenden. Pro Bestellung wird also eine Rechnung generiert. Über den Button "Rechnungen exportieren" kannst du diese im PDF-Format gesammelt herunterladen. Du benötigst dazu lediglich einen FTP-Zugang: Dort stellt Pictrs dann die Rechnungen bereit und informiert dich per E-Mail, wenn du den Download starten kannst. Für den Download nutze bitte deine FTP-Zugangsdaten und ein entsprechendes FTP-Programm.

Du möchtest die Shoprechnungen bzw. Eingangsrechnungen exportieren? Dann hier entlang.

Kunden verwalten

Mehrere Benutzer pro Account

Du hast Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die in deinem Account arbeiten (zum Beispiel beim Upload von Bildern und Verwalten von Galerien), aber nicht alles sehen sollen? Im Bereich Zugangsdaten in deinem Account kannst du einen zweiten Nutzer anlegen. Dieser kann sich dann mit der von dir angelegten E-Mail-Adresse und dem Passwort einloggen und Bilder hochladen, hat aber keine Einsicht in deine Abrechnungen, dein Guthaben und so weiter.

Shopgebühren bezahlen

Die Shopgebühren werden monatlich automatisch von uns mit deinem Guthaben verrechnet. Sollte dein Guthaben nicht ausreichen, kannst du die Rechnung per Klick in deinem Account zu einem späteren Zeitpunkt verrechnen. Alternativ kannst du in dem Fall deine Shopgebühren auch via PayPal, Kreditkarte, Lastschrift oder Überweisung begleichen. Dazu findest du alle Informationen in deinem Account.

Shopgebühren einsehen und direkt bezahlen

Du möchtest keine automatische Verrechnung der Shopgebühren? Dann deaktiviere die automatische Verrechnung unter Rechnungen (unten), indem du das Häkchen aus der Checkbox entfernst:

Du möchtest alle Shoprechnungen oder Eingangsrechnungen exportieren?

Das ist möglich: Unter Guthaben & Rechnungen → Tab "Rechnungen" findest du im Beschreibungstext oben die Möglichkeit, alle Eingangsrechnungen (von Pictrs an dich, z.B. für die Shop-, Speicherplatz-, Domain- und Whitelabel-Gebühr) eines Jahres auf einmal als ZIP zu exportieren.

**Bild**: Eingangsrechnungen exportieren geht über einen FTP-Zugang

Du benötigst dazu lediglich einen FTP-Zugang: Dort stellt Pictrs dann die Rechnungen bereit und informiert dich per E-Mail, wenn du den Download starten kannst. Für den Download nutze bitte deine FTP-Zugangsdaten und ein entsprechendes FTP-Programm.

Du möchtest Rechnungen von Bestellungen exportieren? Hier mehr dazu.

Währung ändern

Du bist in der Schweiz ansässig? Unter Meine Daten kannst du die Währung in deinem Shop komplett auf CHF umstellen. Alle ausgewiesenen Preise werden dann in CHF umgerechnet. Das gilt auch für deine Shopgebühr, falls du einen kostenpflichtigen Tarif nutzt. Die Auszahlung deines Guthabens erfolgt ebenfalls in CHF und wird von unserem Schweizer Konto aus gutgeschrieben. Deine Kunden, die Fotos bestellen, bezahlen bei Pictrs ebenfalls auf unser Bankkonto in der Schweiz ein. Solltest du weitere Fragen zur Nutzung von Pictrs haben, lies gern in unseren FAQ für Schweizer Shopbetreiber noch einmal nach.

Tarif wechseln

Deinen Tarif kannst du in deinem Account jederzeit selbst upgraden und in Profi, Profi-Flex oder Ultimate wechseln, um sofort von mehr Speicherplatz und geringeren Servicegebühren zu profitieren. Unter Shops / Tarife den grünen Button "Tarif upgraden" klicken und den neuen Wunsch-Tarif auswählen. Wenn du bereits einen kostenpflichtigen Account hast und in den kostenfreien Free-Tarif wechseln möchtest, kannst du das ebenfalls an dieser Stelle unter "Tarif ändern oder Shop kündigen" tun. Ein Downgrade wird monatlich wirksam. Alle weiteren Informationen zur Tarifanpassung werden dir in Echtzeit in der Shopverwaltung angezeigt.

Kunden werben / Affiliate

Fotografen werben und Belohnung kassieren

Shoptarif kündigen

Du kannst deinen Shoptarif jeweils zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Dafür unter Shops / Tarife auf "Tarif / Shop kündigen" gehen.
Tipp: Alternativ zum Kündigen eines Shops kannst du ihn auch in den kostenlosen Tarif downgraden. Auf diese Weise entstehen keine Kosten mehr, du kannst den Shop aber bei Bedarf weiterhin nutzen. Falls gewünscht, kannst du den Shop auch in deinen Einstellungen auf "inaktiv" schalten und für Kunden unsichtbar machen. Es steht dir offen, den Shop jederzeit wieder zu aktivieren. Hinweis: Auf deinen Tarif hat das Deaktivieren des Shops allerdings keinen Einfluss.

Account löschen

Unter "Meine Daten" > Zugangsdaten kannst du deinen Pictrs-Account löschen. Achtung: Damit löschst du alle bestehenden Shops, alle Bilder, Daten und Einstellungen unwiderruflich. Mit der Bestätigung werden wir über den Löschvorgang informiert und prüfen ggf. offene Rechnungen oder nicht abgeschlossene Käufe. Das Löschen eines Accounts ist nur möglich, wenn alle offenen Shoprechnungen bezahlt sind und keine aktiven Shoptarife mehr bestehen.
Tipp: Wir empfehlen, nur den Shoptarif unter Shops / Tarife zu wechseln und den Account im Freetarif zu behalten. Dieser ist und bleibt kostenfrei. Dein Shop kann dann pausieren und - wenn du möchtest - inaktiv geschaltet werden (s. Shoptarif kündigen). Zum Saisonstart geht es dann ohne Probleme weiter.

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